Factura electrónica para empresas

Aunque todavía no hay una fecha exacta, se espera que la confluencia entre la ley Antifraude y la ley Crea y Crece sea efectiva en los próximos meses. El plazo para cumplir con las nuevas normativas entrará en vigor una vez se apruebe el reglamento.

Como resumen: terminará siendo obligatorio para todas las empresas (para luchar contra el fraude y la falsedad de documentos contables).

Empezará siendo de obligado cumplimiento para aquellas empresas que facturen más de 8 millones de euros al año. Lo que no solo afectará a la empresa en sí, sino también a la relación con sus clientes y proveedores.

Posibles casos:

• Mi empresa factura 8 M€ pero no tiene relación con empresas que tengan esa facturación: según la legislación que se aprobará en los próximos meses, todas las empresas con una facturación igual o superior a los 8 millones de euros deben emitir sus facturas en formato electrónico (XML).
• Mi empresa factura 8 M€ y trabajo con otras compañías que también facturan esa cantidad o más: la normativa específica que las empresas que estén por encima de los 8 millones de euros en su facturación anual deberán emitir y recibir facturas en formato electrónico (XML).
• Mi empresa no factura 8 M€ pero tiene relación con empresas que si facturan ese importe: la ley obliga a que emitas tus facturas en formato electrónico al menos para esas empresas.
• Mi empresa no factura 8 M€ ni tiene relación con empresas que tengan esa facturación: no es necesario que utilices el sistema de facturación electrónica durante el primer periodo; tendrás 2 años para hacerlo…

Con DocuWare e Iridex se pueden recibir sin problema. Si son en formado digital (tipo XML) se obtendrán los datos automáticamente y si son en formatos tradicionales (tipo PDF/A-3) se aplica el OCR para obtener los datos de la factura. Si no dispones de ninguna solución, podrás pedir al proveedor que remita la factura por las vías clásicas (correo, e-mail…) aunque no estará cumpliendo con la ley.

Según se confirme el borrador del reglamento, las facturas podrían almacenarse en la Solución pública de facturación electrónica, en el punto general de entrada asignada (si procede) y/o redes privadas de facturas electrónicas. Además, en el caso de la solución que ofrece Alana IT, la factura se almacena en el gestor documental DocuWare.

La solución de Iridex y DocuWare permite la custodia de las facturas —tanto a su empresa como a sus clientes y proveedores— durante 5 años. Podrán acceder para consultarlas y descargarlas durante 60 meses.

Los proveedores tienen la obligación de tener disponibles y al alcance las facturas en los portales designados, para que puedas descargarlas de nuevo si lo necesitas.

La solución de Alana IT transforma a estructurada cualquier factura del ERP en el momento en el que se envía a la herramienta. Además, realiza la firma delegada (con el certificado de la empresa o con uno propio) y la emite a cualquier punto o red de facturas, pública o privada.

La ley establece que, durante el primer año, las empresas de +8 M€, deben emitir sus facturas en formato electrónico, pero también por medios tradicionales (como un PDF por correo electrónico o incluso en papel). Solo en los escenarios en los que una empresa que ya esté sujeta a la e-factura tenga que emitir a un cliente que aún no esté sujeto, podrán utilizarse ambas vías (tradicional para hacer llegar al cliente y factura electrónica para notificar al órgano regulador del estado).

Todo el mundo deberá disponer de un punto/red de facturas que les permita recibirlas y emitirlas en formato electrónico. Así lo dictará la ley para todas las empresas y autónomos en los próximos meses.

La información sobre los cambios de estado de las facturas correctamente registradas en el sistema deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales (excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales) desde la aceptación de la misma.

Sí, es posible acceder a la plataforma para ver la factura detallada antes de hacer cualquier cambio en su estado.

Las empresas y profesionales que reciban sus facturas electrónicas —total o parcialmente— a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas privadas, deberán hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web. En caso de que las empresas y profesionales no hayan identificado aún su punto de entrada de facturas electrónicas, se entenderá que su punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica.

Aunque era algo que varias plataformas de factura electrónica solicitaron, no existirá un directorio público que recoja dicha información. Es posible que cada empresa tenga su propio directorio y que este se actualice a diario. Esta alimentación puede venir de otros directorios como el de la plataforma FACe o hacerse de manera manual.

El receptor genera una factura proforma que enviará, a través de las plataformas de factura electrónica, al emisor. Éste la valida, y emitirá la factura al receptor, que es quien ha autogenerado esa factura.

La emisión a clientes extranjeros no se ve afectada por la nueva ley.

La recepción de facturas por parte de proveedores extranjeros depende de la normativa que aplica a la emisión de ese proveedor. Si el proveedor emite una factura electrónica, tendrá que emitirla al portal de facturas electrónicas al que esté suscrita la empresa receptora. Si no es así, la podrá enviar de la forma habitual. Con la solución de Alana IT, en ambos escenarios se recibirá la factura en el gestor documental.

Sí. La obligatoriedad de emitir información de las facturas al SII se mantiene ya que controlan dos aspectos diferentes. EL SII tiene en cuenta el pago del IVA mientras que la Ley Crea y Crece sirve para controlar la morosidad.

Ambas leyes persiguen objetivos distintos. La Ley Crea y Crece persigue la morosidad y busca solucionar este problema a través de automatizar el envío/recepción de facturas y la trazabilidad por parte del gobierno/órgano regulador entre empresas y autónomos. La Ley Antifraude persigue el fraude fiscal, obligando a las empresas a utilizar sistemas ERP homologados en base a unos criterios de no-modificación de facturas al generarse, manteniendo registros y emitiendo esa información a la AEAT antes de emitir esa factura al cliente. La factura electrónica permite cumplir ambas leyes ya que esa información de la factura también puede viajar a la AEAT mediante el sistema VeriFactu.

Cabe destacar que aquellas empresas que ya estén utilizando el SII, no deben utilizar necesariamente el sistema VeriFactu, por lo que la Ley Antifraude no les aplica; pero si tienen que cumplir con la Ley Crea y Crece, por lo que seguirán teniendo la obligación de usar facturas electrónicas y emitirlas a las plataformas de sus clientes.