Hoy hablaremos de una solución muy fácil de usar y al mismo tiempo muy potente. Estamos hablando de Umango Convert, una solución para la conversión digital de ficheros para impresoras Ricoh y otros. Cuando tenemos un documento para digitalizar, estamos acostumbrados a pasarlo por el escáner del equipo multifuncional Ricoh y obtener un archivo en formato PDF como imagen o TIFF. Seguro que más de una vez se nos ha ocurrido que estaría bien poder obtener, en vez de un PDF-imagen, un PDF con capacidad de búsqueda de palabras, lo que facilitaría el archivado y la búsqueda del mismo gracias a la opción de búsqueda por contenido de los programas lectores de PDF.
Es más, seguro que alguna vez hemos tenido algún documento en papel que nos podría servir de ejemplo para la redacción de un contrato, o proyecto, o alguna tabla impresa, y hemos pensado que sería fantástico poder escanearlo y que el documento se convirtiese en formato Word para editarlo directamente o bien que la tabla se convirtiese en formato Excel para poderla integrar en nuestros cálculos. Pues la solución que nos permite hacer estas funciones que más de una vez hemos pensado que sería bueno tener se llama Umango Convert.
La aplicación nos permite, desde nuestra impresora Ricoh, enviar un documento a una carpeta, es capaz de ver las subcarpetas existentes, convertir los archivos PDF o TIFF que encuentre, y dejar los archivos convertidos al formato deseado en una ubicación nueva o existente usando el mismo número de archivos y la estructura de carpetas de forma totalmente transparentes para el usuario. Además, en lugar de una carpeta podemos emplear una dirección de correo electrónico.
Por ejemplo, podemos tener la dirección convierteWORD@dominio.com y hacer que Umango convierta un PDF adjunto que le enviamos a esta dirección y que vuelva a nuestra dirección el mismo documento convertido en Word. Estas funcionalidades entre otras de Umango Convert, nos permiten obtener diferentes beneficios que mejorarán nuestra productividad diaria, a través de nuestra impresora Ricoh, y entre las que podemos destacar:
- Mejor eficiencia en el archivado y búsqueda de documentos al pasar OCR y obtener PDF con capacidad de búsqueda por contenido.
- Ahorro de tiempo en la redacción de textos al poder convertir documentos en papel o en PDF a formato Word, a través de una impresora Ricoh.
- Minimización de errores de cálculo en la transcripción de tablas al poder convertir una tabla en papel a formato Excel.