Encara que en els últims anys el nombre d’impressions ha descendit considerablement en les oficines a causa de l’existència dels correus electrònics i l’ús d’Internet per compartir documents, encara se segueix practicant. No obstant això, constitueix un àrea sobre la qual resulta difícil executar un control de costos. La resposta a aquesta qüestió es troba en la centralització de la impressió.
La idea consisteix, en lloc de disposar de diverses impressores multifunció, el manteniment de les quals i tinta posseeixen un cost únic, a pagar sol i exclusivament per cada vegada que s’utilitzi qualsevol d’elles. Existeixen nombroses empreses que ofereixen aquesta opció innovadora. Comporta disposar d’una impressora amb tot el consumible que es necessiti, així com l’assistència tècnica adequada al llarg de tota la durada del contracte, de manera que es pagui únicament per cada pàgina impresa.
S’estalvia amb aquest model? Alguns estudis assenyalen que les pimes poden aconseguir un estalvi econòmic de fins a un 30 % en relació amb el cost que ja li suposaven les impressions prèviament. I no únicament s’estalvia pel preu, també per l’optimització del nombre d’impressions, doncs l’empresari sap en tot moment quantes s’han realitzat en la seva oficina. Això permet, a la llarga, executar un pla de redimensió de les impressions en funció del seu negoci, de manera que redundi en la reducció dràstica de costos.
Per a això, els fabricants d’impressores faciliten a les empreses una sèrie de programes, més econòmics que els tradicionals quant a la compra de consumibles, amb la possibilitat de controlar el nombre d’impressions. Els avantatges per a les companyies, fonamentalment les petites i mitjanes, són nombroses. El mateix s’aplica a autònoms i professionals liberals, tals com a advocats, informàtics o arquitectes, que necessiten usar la impressió en el desenvolupament de la seva labor professional. Suposa, en definitiva, pagar pel que es consumeix.