Molt s’ha parlat dels avantatges de la digitalització de documents en les empreses, un procés que no solament estalvia temps en la gestió documental i en el seu accés, sinó que també suposa un considerable estalvi econòmic, al no haver de precisar de material addicional per al magatzematge dels documents. No obstant això, continuen preocupant temes com la seguretat i privadesa.
DocuWare és la solució de gestió documental que no solament maximitza els beneficis abans exposats. També ajuda les organitzacions a reduir riscos eventuals. Es tracta d’un programari que permet controlar l’accés a la informació confidencial i dur a terme mesures de seguretat.
En matèria de seguretat, DocuWare és un sistema de gestió que garanteix la continuïtat de la companyia en el cas que aquesta sigui víctima d’una catàstrofe, com un incendi o una inundació. La seguretat dels documents està garantida gràcies a que aquests es repliquen i es guarden de manera automàtica fins i tot sense connexió i en el núvol. Gràcies a això, la recuperació dels documents en una situació de desastre pot ser senzilla i, sobretot, segura.
A més, tots els usuaris que desitgin utilitzar DocuWare, necessitaran una llicència per iniciar sessió. Aquesta característica del programari, així, evitarà que individus no autoritzats puguin accedir als documents.
Aquesta eina de gestió documental present en més de 70 països i que ja utilitzen més de 14000 empreses a tot el món, ajuda a mantenir la privadesa i compleix amb les normatives governamentals. Per descomptat, també incorpora l’opció de solament lectura, molt útil per determinar aquelles persones que poden realitzar canvis en els documents o els qui, simplement, poden consultar-los però sense efectuar modificacions.
DocuWare és un recurs idoni perquè les organitzacions per fi s’animin i donin el salt a la digitalització documental.