Quan camines per una oficina i observes una taula plena de papers i un treballador buscant un document, penses que aquest empleat i la seva empresa no tenen workflow i estan mal organitzats. Per evitar aquests problemes, hi ha experts i empreses que, amb l’arribada d’Internet, es dediquen a millorar la productivitat gràcies a la *gestion documental digital.
La gestió documental digital és un conjunt de tècniques que incrementen la millora del maneig de la documentació i dades que genera una empresa. La clau és arxivar i gestionar aquestes dades mitjançant la classificació i selecció del fonamental per rebutjar la informació poc rellevant. Comptar amb experts que realitzen les funcions de documentació, comparació de llistes de proveïdors o selecció de les més actualitzades, amb els preus més competitius, et permet alliberar d’aquestes àrdues tasques a molts usuaris.
Aquestes petites accions diàries carreguen les espatlles dels teus empleats i els resten productivitat. L’empresa perd temps i diners. A més, pots evitar situacions ineficients, com els colls d’ampolla en els fluxos de treball de la teva companyia.
A continuació, anem a relatar algunes dels avantatges i serveis que t’ofereix externalitzar un sistema de gestió documental digital.
Un servei pot ser la digitalització de tots els documents en paper per emmagatzemar totes les dades. Una vegada emmagatzemats, un altre servei és la classificació i selecció i, posteriorment, la destrucció de l’innecessari i custòdia de l’important.
Tens més avantatges, com l’estalvi de costos en paper i missatgeria o un major accés mòbil. Fins i tot, des de smartphones. Si generes nivells de permisos, el mateix arxiu ho poden usar diferents persones, en multiplicar la seguretat i jerarquitzar la informació. D’aquesta manera, garanteixes permisos que simplifiquen la gestió.
I és que una bona gestió de contingut empresarial en la teva corporació és la clau per obtenir una jerarquia clara i que tot funcioni correctament.
Imatge