Reglament General de Protecció de Dades (o RGPD): tots hem sentit parlar de la nova normativa aprovada pel Parlament Europeu el 2016 i que, després d’una implementació progressiva, serà de compliment obligatori a partir del proper 25 de maig de 2018.
Qui més qui menys, haurem pensat com hem d’adaptar els nostres sistemes i procediments per al seu compliment. Les diferents mesures que es poden prendre des de les empreses per protegir la seguretat de les dades amb les quals es treballa són molt variades. Això no és recent, sinó que hi ha empreses que ho estan duent a terme des de fa anys de diferents maneres.
Però el que en moltes empreses no s’ha tingut en compte fins ara és la seguretat en els entorns d’impressió per on circula una gran quantitat d’informació. L’augment de funcionalitats i connectivitat d’aquests equips comporta que apareguin nous riscos com per exemple:
- Fuites d’informació en impressions confidencials
La majoria d’usuaris enviem a imprimir a un equip de l’empresa i els documents surten sense cap control amb el que qualsevol persona que passi per davant de la impressora pot tenir accés a informació confidencial que no hauria de veure. Les multifuncionals i impressores Ricoh van equipades de sèrie, i sense cap cost addicional, amb la funció d’impressió bloquejada, amb la que podem enviar a imprimir un document posant un codi PIN i que aquest no surti imprès fins que nosaltres estiguem davant de l’equip i introduïm aquest codi.
- Robatori d’informació del disc dur
Per tractar la informació que passa pel nostre equip multifunció o impressora Ricoh, o per controlar exhaustivament els documents escanejats, aquest els desa temporalment en el disc dur. Els equips Ricoh disposen d’una tecnologia de sobre-escriptura de les dades obsoletes del disc dur dels equips, a més de la funcionalitat d’encriptació de les dades emmagatzemades. Aquestes funcions que venen de sèrie, i que són totalment gratuïtes, permeten que ningú pugui accedir a aquesta informació ni que s’emportés el disc dur físicament del nostre equip.
- Intrusions de xarxa
Amb els diferents mitjans de comunicació, pels nostres equips multifunció hi circula molta informació, inclosos noms d’usuari i passwords. Per protegir-se d’això, i sense cost addicional, els nostres dispositius d’impressió Ricoh tenen encriptació de seguretat SSL i TLS de sèrie. Aquesta és la mateixa tecnologia que s’usa en el comerç electrònic per protegir les dades bancàries i les targetes de crèdit.