Sigui mensual o anualment, una empresa afronta nombroses despeses vinculades a la seva pròpia activitat. En aquest consum, que depèn de la pròpia tasca i de la grandària de l’entitat, s’engloba també la inversió en els subministraments necessaris per al dia a dia. La seva adquisició copa bona part de les factures d’una empresa, per la qual cosa els experts en aquest àmbit recomanen prestar especial atenció a tots ells: des de la compra del paper o els bolígrafs fins a l’elecció del distribuïdor de l’aigua. En aquest sentit, la centralització de la impressió es presenta, en el cas d’aquelles empreses amb despeses rellevants en aquest procediment, com un mètode d’estalvi de costos.
En concret, aquesta tasca permet connectar tots els llocs de treball amb necessitats d’impressió a un nombre determinat de dispositius. Prèviament, la seva instal·lació és dissenyada conforme a les necessitats reals de cada empresa. En aquest procés, les impressores multifunció es presenten ja com un aliat que permet, al costat de la pròpia impressió, altres possibilitats com l’escaneig de documents o el seu fotocopiat, així com l’enviament de fax
.
En aquest context, destaquen els equips Ricoh. L’empresa gestiona actualment 232 milions d’impressions anuals i ofereix servei a 40 milions d’usuaris. Enfront de l’augment de costos que provoca l’ocupació de màquines de diferents models i marques, la centralització de la impressió aporta productivitat, però a més allibera espai en l’oficina en agrupar múltiples funcions en un mateix equip. Com a exemple, una empresa espanyola d’abast nacional va aconseguir un estalvi superior al 14 % tan sol amb canviar els seus vells equips per una instal·lació centralitzada.
En resum, les impressores multifunció representen la possibilitat d’estalviar sense renunciar a un servei professional. Es tracta d’una oportunitat que tota companyia podrà anotar en la seva anàlisi DAFO.