Encara que en una primera impressió pugui semblar que no es necessita un programari de gestió documental en l’empresa, són molts els beneficis que s’obtenen en invertir en una eina d’aquestes característiques. Un programari de facturació electronica, per exemple, estalvia temps i costos de personal, a més d’assegurar que els documents seran arxivats de manera correcta.
Entre els avantatges de la gestió documental destaca la reducció del volum dels documents. Ja no fa falta disposar d’una sala on arxivar tots els documents importants de l’empresa, sinó que estaran en els ordinadors del personal que els necessiti.
Un altre dels avantatges és la reducció de temps que s’invertia a consultar les dades escrites en paper. En general, aquest tipus d’eines compta amb un cercador intern que portarà directament al document que s’està buscant.
A més, també es minimitzen els riscos de la pèrdua d’informació. Quantes vegades en una empresa es perden o deterioren documents importants? Amb el programari de gestió documental adequat això ja no passarà, ja que no es manipulen els originals i sempre estaran disponibles les còpies escanejades per treballar sobre elles o consultar-les.
Tot això comporta a més la reducció de costos econòmics. I és que el personal podrà accedir a la informació que necessita d’una manera més ràpida, podent dedicar-se a altres tasques; no serà necessària la compra de carpetes i arxivadors ni prestatgeries que els continguin, ja que tots els documents es trobaran digitalitzats i a la disposició de qui els necessiti; i tampoc caldrà invertir a augmentar el local per allotjar aquests arxius.
Sens dubte, el programari de gestió documental és una gran eina per utilitzar en empreses de qualsevol grandària, ja siguin grans corporacions, institucions, pimes o micropymes. Una inversió molt rendible a curt termini.