Aunque en una primera impresión pueda parecer que no se necesita un software de gestión documental en la empresa, son muchos los beneficios que se obtienen al invertir en una herramienta de estas características. Un software de facturación electronica, por ejemplo, ahorra tiempo y costes de personal, además de asegurar que los documentos serán archivados de manera correcta.
Entre las ventajas de la gestión documental destaca la reducción del volumen de los documentos. Ya no hace falta disponer de una sala donde archivar todos los documentos importantes de la empresa, sino que estarán en los ordenadores del personal que los necesite.
Otra de las ventajas es la reducción de tiempo que se invertía en consultar los datos escritos en papel. Por lo general, este tipo de herramientas cuenta con un buscador interno que llevará directamente al documento que se está buscando.
Además, también se minimizan los riesgos de la pérdida de información. ¿Cuántas veces en una empresa se traspapelan, deterioran o pierden documentos importantes? Con el software de gestión documental adecuado esto ya no ocurrirá, puesto que no se manipulan los originales y siempre estarán disponibles las copias escaneadas para trabajar sobre ellas o consultarlas.
Todo esto conlleva además la reducción de costes económicos. Y es que el personal podrá acceder a la información que necesita de una manera más rápida, pudiendo dedicarse a otras tareas; no será necesaria la compra de carpetas y archivadores ni estanterías que los contengan, puesto que todos los documentos se encontrarán digitalizados y a disposición de quien los necesite; y tampoco habrá que invertir en aumentar el local para alojar esos archivos.
Sin duda, el software de gestión documental es una gran herramienta para utilizar en empresas de cualquier tamaño, ya sean grandes corporaciones, pymes o micropymes. Una inversión muy rentable a corto plazo.