Ya conoce esa sensación: desorden, montañas de papel, documentos importantes mezclados con documentos innecesarios, acumulación de carpetas, expedientes… y la consecuente pérdida de tiempo en encontrar la información vital de su empresa. Y todo ello, por no haber implementado un sistema de gestión documental en su organización, como DocuWare, que le permita digitalizar la información y agilizar su trabajo diario.
No es solamente una cuestión de obtener como resultado una “oficina sin papeles” y un alto ahorro de espacio por el hecho que los archivos están más organizados. La gestión documental es mucho más que eso, y aporta un conjunto de ventajas que les enunciamos a continuación:
- Centralice sus documentos y evite la pérdida de los mismos.
- Acceda a la información de forma estructurada, organizada y controlada: en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Ahorre tiempo a la hora de encontrar la información vital de la empresa.
- Evite dedicar recursos múltiples a la búsqueda de un mismo documento.
- Capture y automatice la integración de los datos contenidos en sus documentos en su sistema de gestión (ERP, CRM, BPM…).
- Acelere el conocimiento del estado financiero de su empresa a través de la captura de datos económicos.
- Cree un flujo de trabajo, y sus versiones, alrededor de cada documento.
- Facilite la colaboración de diversos empleados que intervienen en un mismo proyecto con documentación compartida.
- Establezca permisos, roles, etc. para acceder a la información.
- Genere metadatos alrededor de cada documento: para recuperarlos de forma personalizada.
- Defina los ciclos de vida de los documentos y de las personas que deben intervenir sobre dichos ficheros.
- Ahorre en papel, desorden, costes de impresión y obtenga un mejor aspecto visual de su oficina.
Así pues, con un sistema de gestión documental que le permita digitalizar sus documentos, ya es posible ordenar, agilizar y controlar mejor su flujo documental, así como evitar grandes costes de impresión de una forma sencilla y eficaz. Si su empresa está en Barcelona o Tarragona y quiere conocer la solución DocuWare, contacte con Alana IT. Nuestros asesores IT se pondrán en contacto con usted y le aconsejarán sobre qué tipos de soluciones tecnológicas son más adecuadas para su organización.
