Xavier Graells es consultor especialista en gestión documental, apasionado de la tecnología y cuenta con más de 20 años de experiencia. ¿Su especialidad? Los procesos de optimización documental, desde la reducción de impresiones pasando por la digitalización y llegando a la automatización de procesos de digitalización y flujo documental. “Cada proyecto es un desafío que nos permite aprender y crecer.”
Hemos querido acercaros un poco más sobre su desempeño en Alana IT y sobre el funcionamiento y desarrollo de la gestión documental. ¡Os dejamos aquí su entrevista!
¿Por qué es importante la gestión documental para una empresa?
En toda empresa hay multitud de documentos con los que hay que trabajar, colaborar, archivar y buscar (facturas, albaranes, contratos, formularios, …). El mundo del papel nos impone barreras físicas como el espacio que ocupa o el hecho de su circulación física.
Además, el sistema de archivado tradicional se trata de un sistema totalmente lineal: ordenamos, por ejemplo, las facturas por proveedor, luego por fecha, etc. Si tenemos que buscar todas las facturas recibidas entre una fecha y otra, tendremos que ir al archivador de cada proveedor e ir recuperando las facturas de las fechas, para luego volver a ponerlo todo en sitio otra vez, con muchas posibilidades de traspapelar documentos.
En un sistema de gestión documental, los documentos se archivan mediante metadatos que se registran en una base de datos, lo que permite recuperarlos mediante la combinación de cualquiera de los criterios de índice usados. Tan fácil como buscar facturas entre una fecha y otra y se listarán todas, teniendo acceso a todas esas facturas independientemente del proveedor. Esto es aplicable a diferentes escenarios de la empresa como los expedientes de RR. HH., nóminas, certificados, entrega de EPI, etc.
La gestión documental es una ayuda importante para las empresas, ya que puede suponer una reducción importante de costes, mejorar la seguridad y aumentar la eficiencia del trabajo, así como la productividad de los empleados.
¿Cómo ayuda la digitalización y automatización de procesos a una compañía?
La digitalización y automatización de procesos en una compañía ayuda a mejorar procesos y reducir costes. Cómo, por ejemplo, la digitalización de documentos mediante un análisis OCR, que nos permite captar información, indexar documentos, prediciendo las entradas a usar para su archivado correcto, facilitar las automatizaciones y reducir tareas manuales y repetitivas. La fácil y ágil obtención de documentos nos permite dar una rápida respuesta a peticiones por parte de los clientes, mejorando la imagen de la empresa.
Como ejemplo, durante el alta de un empleado hay muchos documentos a rellenar y controlar. Con un gestor documental podemos hacer que rellenando un formulario se generen los documentos necesarios a partir de plantillas, se rellene información adicional mediante integración con otras bases de datos y llevar controles automáticos del estado de los documentos. Y con toda esa información recogida, podremos tener un expediente del trabajador consultable por cualquiera de los datos disponibles.
¿Por qué implementar Docuware en la empresa?
DocuWare proporciona a las empresas dos capacidades fundamentales, todo ello en una interfaz intuitiva basada en un navegador web y alojado en el cloud:
- La gestión documental para capturar y organizar la información de uso diario de forma segura.
- Y la automatización de procesos para sustituir métodos manuales por flujos de trabajo digitales, sencillos e instantáneos.
Al estar alojado en el cloud, nos permite acceder a la documentación o interactuar con los flujos de trabajo desde cualquier sitio y desde cualquier dispositivo.
Esta solución tecnológica dispone de múltiples herramientas de ayuda al indexado: extracción de datos de forma automática por plantillas o la aplicación de inteligencia artificial como inteligent indexing para que aprenda a capturar los principales datos de documentos semiestructurados, como facturas. El objetivo es que archivar un documento lleve menos de 5 segundos reuniendo toda la información para su rápida y correcta recuperación.
Pero en DocuWare no nos quedamos solo en la gestión del documento y los datos que hay en el gestor, sino que podemos integrarnos con diferentes software estratégicos como ERP, CRM, etc. De esta manera, podemos mejorar los flujos de trabajo en función de eventos notificados por estos software, y viceversa.
Un ejemplo es el envío automático de documentos a una plataforma certificada de firma electrónica. Esta integración sirve para que la plataforma, una vez firmado el documento, cree un workflow de trabajo:
- Devuelva el documento firmado a DocuWare registrando su firma
- Envíe la copia formada a un tercero.
- Avise a nuestro personal administrativo de que ya se dispone del documento firmado.
¿Cómo crees que pueda impactar la inteligencia artificial en esta área de gestión documental?
Por lo general, los documentos cuentan con mucho contenido y las herramientas convencionales nos permiten extraer bastante información, siempre y cuando tenga cierta estructura.
Es verdad que estas herramientas nos ayudan a automatizar muchos procesos, pero hasta ahora, la mayoría de flujos de trabajo requieren de decisiones tomadas por los usuarios según criterios o datos que no son extraíbles mediante herramientas convencionales.
En este escenario es donde la inteligencia artificial puede ayudarnos mucho: el machine learning, ligado a la inteligencia artificial, puede llegar a leer, no solo los caracteres de los documentos, sino también entender lo que dice y evaluar los contenidos. En función de estos contenidos, es posible hacer que la inteligencia artificial tome decisiones acertadas en cuanto a la gestión de estos documentos, y aplique datos que puedan representar a nivel personal en tareas manuales, repetitivas y de bajo valor para la empresa.
¿Te ayudamos a la gestión de tus documentos? En Alana IT… IT’s easy!
