Xavier Graells és consultor especialista en gestió documental, apassionat de la tecnologia i té més de 20 anys d’experiència. La vostra especialitat? Els processos d’optimització documental, des de la reducció d’impressions, passant per la digitalització i arribant a l’automatització de processos de digitalització i flux documental. “Cada projecte és un desafiament que ens permet aprendre i créixer.”
Hem volgut acostar-vos una mica més sobre el seu exercici a Alana IT i sobre el funcionament i desenvolupament de la gestió documental. Us deixem aquí la vostra entrevista!
Per què és important la gestió documental per a una empresa?
A tota empresa hi ha multitud de documents amb què cal treballar, col·laborar, arxivar i buscar (factures, albarans, contractes, formularis, …). El món del paper ens imposa barreres físiques com espai que ocupa o el fet de la seva circulació física.
A més, el sistema d’arxivat tradicional és un sistema totalment lineal: ordenem, per exemple, les factures per proveïdor, després per data, etc. Si hem de buscar totes les factures rebudes entre una data i una altra, haurem d’anar a l’arxivador de cada proveïdor i anar recuperant les factures de les dates, per més tard tornar-ho a posar tot enlloc una altra vegada, amb moltes possibilitats de traspaperar documents.
En un sistema de gestió documental, els documents s’arxiven mitjançant metadades que es registren en una base de dades, cosa que permet recuperar-los mitjançant la combinació de qualsevol dels criteris d’índex usats. Tan fàcil com cercar factures entre una data i una altra i es llistaran totes, tenint accés a totes aquestes factures independentment del proveïdor. Això és aplicable a diferents escenaris de l’empresa com els expedients de RR. HH., nòmines, certificats, entrega d’EPI, etc.
La gestió documental és una ajuda important per a les empreses, ja que pot suposar una reducció important de costos, millorar-ne la seguretat i augmentar l’eficiència del treball, així com la productivitat dels empleats.
Com ajuda la digitalització i automatització de processos a una companyia?
La digitalització i automatització de processos en una companyia ajuda a millorar processos i reduir costos. Com, per exemple, la digitalització de documents mitjançant una anàlisi OCR, que ens permet captar informació, indexar documents, predit les entrades a utilitzar per al seu arxivat correcte, facilitar les automatitzacions i reduir tasques manuals i repetitives. La fàcil i àgil obtenció de documents ens permet donar una resposta ràpida a peticions per part dels clients, millorant la imatge de l’empresa.
Com a exemple, durant l’alta d’un empleat hi ha molts documents per emplenar i controlar. Amb un gestor documental podem fer que emplenant un formulari es generin els documents necessaris a partir de plantilles, omplint informació addicional mitjançant integració amb altres bases de dades i portar controls automàtics de l’estat dels documents. I amb tota aquesta informació recollida, podrem tenir un expedient del treballador consultable per qualsevol de les dades disponibles.
Per què implementar Docuware a l’empresa?
DocuWare proporciona a les empreses dues capacitats fonamentals, tot això en una interfície intuïtiva basada en un navegador web i allotjat al cloud:
- La gestió documental per capturar i organitzar la informació dús diari de forma segura.
- I l’automatització de processos per substituir mètodes manuals per fluxos de treball digitals, senzills i instantanis.
En estar allotjat al cloud, ens permet accedir a la documentació o interactuar amb els fluxos de treball des de qualsevol lloc i des de qualsevol dispositiu.
Aquesta solució tecnològica disposa de múltiples eines d’ajuda a l’indexat: extracció de dades de forma automàtica per plantilles o l’aplicació d’intel·ligència artificial com a intel·ligent indexing perquè aprengui a capturar les principals dades de documents semiestructurats, com ara factures. L’objectiu és que arxivar un document faci menys de 5 segons que reuneixi tota la informació per a la seva ràpida i correcta recuperació.
Però a DocuWare no ens quedem només en la gestió del document i les dades que hi ha al gestor, sinó que podem integrar-nos amb diferents programaris estratègics com ERP, CRM, etc. D’aquesta manera, podem millorar els fluxos de treball en funció d’esdeveniments notificats per aquests programaris i viceversa.
Un exemple és la tramesa automàtica de documents a una plataforma certificada de signatura electrònica. Aquesta integració serveix perquè la plataforma, un cop signat el document, creï un workflow de treball:
- Torneu el document signat a DocuWare registrant la vostra signatura
- Envieu la còpia formada a un tercer.
- Aviseu al nostre personal administratiu que ja es disposa del document signat.
Com creus que pugui impactar la intel·ligència artificial en aquesta àrea de gestió documental?
En general, els documents compten amb molt contingut i les eines convencionals ens permeten extreure força informació, sempre que tingui certa estructura.
És veritat que aquestes eines ens ajuden a automatitzar molts processos, però fins ara, la majoria de fluxos de treball requereixen decisions preses pels usuaris segons criteris o dades que no són extraïbles mitjançant eines convencionals.
En aquest escenari és on la intel·ligència artificial ens pot ajudar molt: el machine learning, lligat a la intel·ligència artificial, pot arribar a llegir, no només els caràcters dels documents, sinó també entendre el que diu i avaluar els continguts. En funció d’aquests continguts, és possible fer que la intel·ligència artificial prengui decisions encertades quant a la gestió d’aquests documents, i apliqui dades que puguin representar personalment en tasques manuals, repetitives i de baix valor per a l’empresa.
T’ajudem a gestionar els teus documents? A Alana IT…IT’s easy!
