Automatizar tareas repetitivas se ha convertido en una de las claves para mejorar la eficiencia de las empresas. En sectores con una alta carga administrativa, como la administración de fincas, la tecnología permite ahorrar tiempo, reducir errores y trabajar con información más ordenada.
Con este objetivo nace EasyAct, una herramienta desarrollada por Alana IT para facilitar uno de los procesos más habituales en el día a día de los administradores de fincas: la generación de actas.
EasyAct, software para automatizar actas en la administración de fincas
La generación de actas es una tarea esencial para los administradores de fincas. Después de cada junta, es necesario recoger acuerdos, asistentes, votaciones, incidencias y decisiones importantes para convertir toda esa información en un documento claro y útil.
Cuando este proceso se realiza de forma manual, puede consumir mucho tiempo y aumentar la carga administrativa del equipo. EasyAct ayuda a automatizar y agilizar esta tarea, facilitando una gestión más eficiente, ordenada y trazable de la información.
EasyAct ha sido diseñada para responder a una necesidad concreta del sector. Concretamente, para optimizar la creación de actas y reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas. Su objetivo es que los administradores de fincas puedan centrarse en tareas de mayor valor, como la atención a comunidades, el seguimiento de acuerdos o la resolución de incidencias, mientras la tecnología les ayuda a simplificar procesos administrativos del día a día.
Cómo funciona EasyAct paso a paso
El funcionamiento de EasyAct está pensado para que los administradores de fincas puedan utilizar la herramienta de forma sencilla, sin necesidad de conocimientos técnicos. En primer lugar, el usuario sube a la plataforma la transcripción de la reunión y el orden del día. A partir de esa información, la inteligencia artificial (IA) analiza el contenido, identifica los temas tratados, extrae las intervenciones relevantes, registra las votaciones y consolida los acuerdos alcanzados.
Finalmente, EasyAct genera un documento editable con la estructura habitual del despacho, incluyendo asistentes, puntos tratados, votaciones y acuerdos. El administrador solo tiene que revisar, validar, firmar y enviar el acta.
Las ventajas de EasyAct para administradores de fincas
Las ventajas de EasyAct van más allá del ahorro de tiempo: la herramienta ayuda a los administradores de fincas a trabajar con mayor agilidad, seguridad y control en un proceso clave para la gestión de comunidades.
Cumplimiento de los plazos de la Ley de Propiedad Horizontal
La Ley de Propiedad Horizontal establece que el acta debe cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los 10 días naturales siguientes (5 en Cataluña). Al generar el acta en minutos, EasyAct ayuda al administrador de fincas a disponer del documento con mayor rapidez, facilitando su revisión, aprobación y envío dentro de los plazos establecidos.
Más seguridad y protección de datos
Las actas de comunidades contienen información sensible: datos de propietarios, acuerdos económicos, incidencias, votaciones o decisiones internas de la comunidad. Por eso, EasyAct incorpora seguridad y protección de datos. Los datos se almacenan en servidores seguros con pleno cumplimiento del Reglamento Europeo de Protección de Datos.
Menos errores y más trazabilidad
Trabajar a partir de una transcripción y un orden del día permite estructurar mejor la información de la reunión. EasyAct ayuda a ordenar intervenciones, acuerdos y votaciones para generar un acta clara, homogénea y fácil de revisar. Esto contribuye a reducir errores, mejorar la trazabilidad de las decisiones y facilitar el seguimiento posterior de los acuerdos adoptados.
EasyAct, una herramienta de Alana IT
EasyAct es también un ejemplo de la capacidad de Alana IT para ir más allá de la implementación de soluciones tecnológicas. La empresa acompaña a las organizaciones en la mejora de sus procesos, analizando cómo trabajan, qué herramientas utilizan y dónde la tecnología puede aportar más valor. Ese enfoque permite ofrecer servicios como consultoría tecnológica, mantenimiento informático, implementación de herramientas de gestión documental, ERP, CRM o renting de impresoras con el fin de construir entornos de trabajo eficientes, conectados y seguros.
En este contexto, EasyAct representa un paso más. EasyAct es una herramienta desarrollada por Alana IT a partir de una necesidad concreta del sector de la administración de fincas. Con EasyAct, Alana IT refuerza su compromiso con una tecnología útil, práctica y pensada para mejorar la forma de trabajar de las empresas.
Alana IT presenta EasyAct en el CNAF 2026
Los días 28, 29 y 30 de mayo, el equipo de Alana IT estuvo presente en el Congreso Nacional de Administradores de Fincas, CNAF 2026, celebrado en Tarragona. La presencia de Alana IT en el congreso sirvió para compartir conversaciones con administradores de fincas, escuchar sus necesidades y confirmar la importancia de contar con herramientas específicas para automatizar tareas repetitivas, mejorar la trazabilidad y ganar eficiencia.
En un sector donde la digitalización, la gestión documental y la optimización del tiempo son cada vez más importantes, EasyAct no se presentó solo como una herramienta para generar actas, sino como un ejemplo de cómo la automatización puede ayudar a transformar procesos cotidianos en flujos de trabajo más ágiles, seguros y trazables.
