Ja coneix aquesta sensació: desordre, muntanyes de paper, documents importants barrejats amb documents innecessaris, acumulació de carpetes, expedients… i la consegüent pèrdua de temps en trobar la informació vital de la seva empresa. I tot això, per no haver implementat un sistema de gestió documental en la seva organització, com DocuWare, que li permeti digitalitzar la informació i agilitzar el seu treball diari.
No és només una qüestió d’obtenir com a resultat una “oficina sense papers” i un alt estalvi d’espai pel fet que els arxius estan més organitzats. La gestió documental és molt més que això, i aporta un conjunt d’avantatges que els enunciem a continuació:
- Centralitzi els seus documents i eviti la pèrdua d’aquests.
- Accedeixi a la informació de forma estructurada, organitzada i controlada: en qualsevol moment i des de qualsevol lloc.
- Estalviï temps a l’hora de trobar la informació vital de l’empresa.
- Eviti dedicar recursos múltiples a la recerca d’un mateix document.
- Capturi i automatitzi la integració de les dades contingudes en els seus documents en el seu sistema de gestió (ERP, CRM, BPM…).
- Acceleri el coneixement de l’estat financer de la seva empresa a través de la captura de dades econòmiques.
- Creeu un flux de treball, i les seves versions, al voltant de cada document.
- Faciliti la col·laboració de diversos empleats que intervenen en un mateix projecte amb documentació compartida.
- Estableixi permisos, rols, etc. per accedir a la informació.
- Generi metadades al voltant de cada document: per recuperar-los de forma personalitzada.
- Definiu els cicles de vida dels documents i de les persones que han d’intervenir sobre aquests fitxers.
- Estalviï en paper, desordre, costos d’impressió i obtingui un millor aspecte visual de la seva oficina.
Així doncs, amb un sistema de gestió documental que li permeti digitalitzar els seus documents, ja és possible ordenar, agilitzar i controlar millor el seu flux documental, així com evitar grans costos d’impressió d’una manera senzilla i eficaç. Si la seva empresa està a Barcelona o Tarragona i vol conèixer la solució DocuWare, contacti amb Alana IT. Els nostres assessors IT es posaran en contacte amb vostè i li aconsellaran sobre quins tipus de solucions tecnològiques són més adequades per a la seva organització.
