Consultoría de impresión y acción de campo

Gestionar centralizadamente las impresiones nos ha permitido reducir costes, incrementar la seguridad de datos, y avanzar hacia un modelo de digitalización documental

Nuno Raminhos, Director de Innovación y Sistemas. Vopak Terquimsa

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Vopak Terquimsa: un alto volumen documental

Vopak Terquimsa es una empresa experta en almacenamiento seguro y especialista en desarrollar soluciones a medida para que la cadena logística de abastecimiento y entrega de productos se haga de forma ágil, dinámica y transparente.

Vopak Terquimsa tiene una terminal en Barcelona y una en Tarragona. Se trata de dos terminales portuarias de almacenamiento de granel líquido para productos químicos, petróleo, gases, biocombustibles y aceites vegetales para tres mercados finales: energía, manufactura y alimentación.

En Vopak Terquimsa se genera un gran volumen de documentación impresa. Por un lado, la relacionada con el día a día de las entradas y salidas de productos en camiones por las básculas, lo que requiere una impresión inmediata, fiable y de calidad. Por otra parte, impresiones de entradas y salidas por otros medios como navales o ferroviarios, así como temas de ingeniería, mantenimiento, proyectos, dirección…

Impresión centralizada, factor clave

La estructura de impresión de Vopak Terquimsa se optimizó mediante una consultoría de servicios de impresión, a fin de racionalizar el parque de impresoras, homogeneizando y homologando modelos, así como reduciendo los parques de impresoras existentes.

Si bien en el primer tipo de impresiones mencionado (entradas/salidas de camiones) no se podían implementar demasiados cambios debido a que se necesita una impresora 100% fiable por báscula, capaz de gestionar continuamente los movimientos de mercancías, en el segundo tipo de impresiones (entradas/salidas por medios navales, ferroviarios, etc.) se podía intervenir a fondo.

Centralización de la impresión y la herramienta Papercut MF

Para los equipos de impresión que debían dar servicio a los puestos de trabajo ubicados en diferentes edificios de oficinas se propuso una racionalización de dispositivos, proponiendo equipos multifunción Ricoh centralizados en distintos puntos estratégicos. Sin embargo, en este sentido, para evitar la habitual problemática de que queden documentos impresos en las bandejas de los equipos, o bien que las impresiones hagan hacia manos de una persona que no le corresponde, se integró la solución AAA (triple A) Papercut MF.

Esta solución, que adicionalmente se integra con el directorio activo de Vopak Terquimsa, combinado con lectores de tarjetas que permiten la identificación del usuario en los mismos equipos multifunción, ha permitido que los usuarios envíen a imprimir en una cola de impresión virtual y que los documentos queden retenidos hasta que se identifique al usuario en cualquier equipo multifunción de la compañía. Incluso, una impresión generada en Tarragona, puede ser liberada e impresa por el usuario cuando se encuentre en Barcelona.

La confidencialidad de los datos es algo relevante. Con la solución Papercut MF cada usuario decide qué, cuándo, dónde o si conviene imprimir.”

Nuno Raminhos, Director de Innovación y Sistemas

Una política de impresión pensada para reducir costes y encaminar el proceso de digitalización

También, mediante políticas de impresión centralizadas y sostenibles, se envían mensajes a los usuarios informando del uso de la doble cara. Por ejemplo, se informa del coste de las impresiones para que los usuarios valoren si es imprescindible imprimir en color, blanco y negro (B/N) o declinar la impresión.

Operativamente además, cuando un usuario se autentifica en un equipo, se configura automáticamente su dirección de correo electrónico para poder digitalizar la documentación escaneada, a fin de enviarla al correo electrónico.

Reducción del impacto medioambiental de los procesos de impresión

Con la gestión centralizada de las colas de impresión también intervienen acciones orientadas a realizar el sistema más sostenible y reducir el impacto medioambiental de las impresiones.

Estas acciones están centradas principalmente en dos frentes:

Potenciar el uso de la doble cara para reducir el papel. Por defecto el sistema imprime a doble cara, pero si un usuario lo desactiva manualmente, el sistema le informa de que lo piense bien antes de proceder con una impresión que tiene un impacto medioambiental negativo.
Impresión retenida. Cuando un usuario imprime, las hojas o salen directamente o quedan retenidas en el servidor a la espera de que el usuario vaya personalmente al equipo y previa autenticación, lo libere. Si un documento no se libera, en unas horas el sistema lo borra automáticamente.

Estas dos políticas promueven la reducción de papel en las impresiones necesarias y minimizan las impresiones innecesarias derivadas de errores o repeticiones.

Simplificar todas las tareas IT

A nivel de gestión de IT se ha reducido la gestión de las colas de impresión. Ahora se dispone de una cola para Tarragona y una cola para Barcelona. Además, al integrarse con el directorio activo de Vopak Terquimsa, no es necesario que se realicen gestiones adicionales para la gestión de usuarios en los servicios de impresión o digitalización. La puesta en funcionamiento de este proyecto ha proporcionado a Vopak Terquimsa diferentes beneficios:

Reducción de los costes de impresión
Aumento de la seguridad y confidencialidad de datos en las impresiones
Incrementar la movilidad de los usuarios
Mejorar la experiencia en la digitalización de documentos
Reducción de la carga administrativa en la gestión del parque de impresoras
Incrementar la concienciación medioambiental y sobre los costes de impresión
Aumento del uso de la doble cara
Reducción del impacto medioambiental de impresiones innecesarias.

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