Consultoria d’impressió i acció de camp

“Gestionar centralitzadament les impressions ens ha permès reduir costos, incrementar la seguretat de dades, i avançar cap a un model de digitalització documental”

Nuno Raminhos, Director d’Innovació i Sistemes. Vopak Terquimsa

Inicio / Casos d’èxit / Consultoria d’impressió i acció de camp

Vopak Terquimsa: un alt volum documental

Vopak Terquimsa és una empresa experta en emmagatzematge segur i especialista en desenvolupar solucions a mida per a que que la cadena logística de proveïment i de lliurament de productes es faci de forma àgil, dinàmica i transparent.

Vopak Terquimsa té una terminal a Barcelona i una a Tarragona. Es tracta de dues terminals portuàries d’emmagatzematge de granel líquid per a productes químics, petroli, gasos, biocombustibles i olis vegetals per a tres mercats finals: energia, manufactura i alimentació.

A Vopak Terquimsa es genera un gran volum de documentació impresa. Per una banda, la relacionada amb el dia a dia de les entrades i sortides de productes amb camions per les bàscules, fet que requereix una impressió immediata, fiable i de qualitat. Per altra banda, impressions d’entrades i sortides per altres mitjans com navals o ferroviaris, així com temes d’enginyeria, manteniment, projectes, direcció…

Impressió centralitzada, factor clau

L’estructura d’impressió de Vopak Terquimsa es va optimitzar mitjançant una consultoria de serveis d’impressió, a fi i efecte de racionalitzar el parc d’impressores, tot homogeneïtzant i homologant models, així com reduint els parc d’impressores existent.

Si bé en el primer tipus d’impressions esmentat (entrades/sortides de camions) no es podien implementar massa canvis pel fet que es necessita una impressora 100% fiable per bàscula, capaç de gestionar contínuament els moviments de mercaderies, en el segon tipus d’impressions (entrades/sortides per mitjans navals, ferroviaris, etc.) es podia intervenir a fons.

“La confidencialitat de les dades és un fet rellevant. Amb la solució Papercut MF cada usuari decideix què, quan, on o si convé imprimir.”

Nuno Raminhos, Director d’Innovació i Sistemesv

Una política d’impressió pensada per reduir costos i encaminar el procés de digitalització

També, mitjançant polítiques d’impressió centralitzades i sostenibles s’envien missatges als usuaris informant de l’ús de la doble cara. Per exemple, s’informa del cost de les impressions per tal que els usuaris valorin si és imprescindible imprimir en color, blanc i negre (B/N) o declinar la impressió.

Operativament a més, quan un usuari s’autentifica en un equip, es configura automàticament la seva adreça de correu electrònic per poder digitalitzar la documentació escanejada, a fi d’enviar-la al correu electrònic.

Reducció de l’impacte mediambiental dels processos d’impressió

Amb la gestió centralitzada de les cues d’impressió també hi intervenen accions orientades a fer el sistema més sostenible i reduir l’impacte mediambiental de les impressions.

Aquestes accions estan centrades principalment en dos fronts:

Potenciar l’ús de la doble cara per a reduir el paper. Per defecte el sistema imprimeix a doble cara, però si un usuari ho desactiva manualment, el sistema li informa de que s’ho pensi bé abans de procedir amb una impressió que te un impacte mediambiental negatiu.
Impressió retinguda. Quan un usuari imprimeix, els fulls o surten directament. Queden retinguts al servidor a l’espera de que l’usuari vagi personalment a l’equip i prèvia autenticació, l’alliberi. Si un document no s’allibera, en unes hores el sistema l’esborra automàticament.

Aquestes dues polítiques promouen la reducció de paper en les impressions necessàries i minimitzen les impressions innecessàries derivades d’errors o repeticions.

Simplificar totes les tasques IT

A nivell de gestió d’IT s’ha reduït la gestió de les cues d’impressió. Ara es disposa d’una cua per Tarragona i una cua per Barcelona. A més, en integrar-se amb el directori actiu de Vopak Terquimsa, no cal que es facin gestions addicionals per a la gestió d’usuaris en els serveis d’impressió o digitalització. La posada en funcionament d’aquest projecte ha proporcionat a Vopak Terquimsa diferents beneficis:

Reducció dels costos d’impressió
Augment de la seguretat i confidencialitat de dades en les impressions
Incrementar la mobilitat dels usuaris
Millorar l’experiència en la digitalització de documents
Reducció de la càrrega administrativa en la gestió del parc d’impressores
Incrementar la conscienciació mediambiental i sobre els costos d’impressió
Augment de l’ús de la doble cara
Reducció de l’impacte mediambiental d’impressions innecessàries.

Necessites saber-ne més?

A Alana t’acompanyem en el camí de la transformació digital de la teva empresa. Contacta’ns i un dels nostres assessors IT t’aconsellarà.

Nom

Empresa

Telèfon

Acepto recibir información comercial, incluso por correo electrónico.

Accepto rebre informació comercial, fins i tot per correu electrònic

He leído y acepto la Política de Privacidad

He llegit i accepto la Política de Privacitat

INFORMACIÓ PROTECCIÓ DE DADES DE ALANA IT DIGITAL S.L. Finalitats: Respondre a les seves sol·licituds i remetre-li informació comercial dels nostres productes i serveis, fins i tot per correu electrònic. Legitimació: Consentiment de l'interessat. Destinataris: No estan previstes cessions de dades. Drets: Pot retirar el seu consentiment en qualsevol moment, així com accedir, rectificar, suprimir les seves dades i altres drets a aromeu@alanait.com. Informació addicional: Pot ampliar la informació a l'enllaç d'Avisos Legals.

Notícies i novetats del sector

Tecnologia, informàtica, software ERP, solucions de negoci, equips i dispositius tecnològics, suport IT… per a empreses i PIMES a Barcelona i Tarragona. Distribuïdors oficials de Sage, Docuware, Ricoh, Clevertouch

Barcelona

General Vallès, 1,
08720 Vilafranca del Penedès
93 890 56 73

Tarragona

Vilafortuny A019 nave 2, Pol. lnd. L’Alba,
43480 Vilaseca
977 242 695