Integración del gestor documental DocuWare con el ERP del cliente

En primer lugar, se implementaron escáneres en los diferentes centros para digitalizar las facturas, así como se crearon accesos directos a Outlook para que las facturas recibidas entraran directamente en las bandejas de archivado de los responsables de cada centro de la Fundación Pere Mata.

Indexación y validación

En este sentido, la funcionalidad Inteligent Indexing permite que los datos de indexado sean extraídos automáticamente. Un hecho que combinado con un acceso a una mesa maestra de proveedores, mediante Autoindex, sólo es necesario indicar al sistema el centro de coste deseado y el gestor documental DocuWare asigna automáticamente, tanto los diferentes conceptos necesarios para la contabilización, como el responsable que ha validar la factura. Con esto, se evitan los errores humanos en la manipulación de datos.

Además, y gracias a la integración de workflows de aprobación, las facturas son enviadas para validar a los responsables instantáneamente, pudiendo acceder a las mismas para su aprobación desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto agiliza y optimiza los procesos de gestión interna de cada factura.

Integración con el ERP EKON

Una vez completados todos los procesos, el sistema Docuware genera un archivo XML con los datos de cada factura a fin de que el ERP EKON que tiene implementado la Fundación Pere Mata, tome dicho archivo de datos y realice la contabilización automática de las mismas.

Así, desde el momento en que entran las facturas en el sistema, éstas son accesibles para cualquier persona que las necesite. Además, el sistema permite buscar las facturas por cualquiera de los criterios de indexado, obteniendo los resultados de la búsqueda de forma inmediata. Paralelamente, y gracias a la funcionalidad Smart Connect, se ha integrado un acceso al ERP EKON que permite recuperar la factura que se esté consultando o gestionando sólo con un clic.