Imagina un día en la oficina sin montañas de facturas por revisar, contratos perdidos en el correo u horas interminables clasificando documentos. Parece imposible, ¿verdad? Pero es real. El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) está transformando la manera en que las empresas gestionan la información, y no funciona únicamente con las grandes compañías, todas las empresas pueden beneficiarse de sus ventajas a través de herramientas de gestión documental como DocuWare.
IDP es como tener un asistente preciso. Usa inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (Machine Learning) para leer, entender y organizar documentos de cualquier tipo: facturas, contratos, incluso notas escritas a mano. No se limita a escanear y guardar archivos, como hacían las antiguas herramientas. Va más allá: extrae datos clave, detecta errores y aprende con cada tarea que realiza.
El IDP revoluciona multitud de sectores profesionales
¿Y dónde está marcando la diferencia? En multitud de sectores. Hace décadas, las compañías guardaban documentos en archivadores físicos. Luego, llegó el escáner, pero seguíamos necesitando a alguien que introdujera datos manualmente en sistemas. Hoy, IDP es la evolución lógica para diferentes sectores profesionales: no solo digitaliza, sino que actúa. Aprende de cada interacción, como un empleado que mejora con la experiencia. Algunos de los sectores donde destaca son:
- Finanzas: Procesa facturas y evita errores en pagos. Extrae datos de documentos y los introduce a los programas de contabilidad de las empresas.
- Salud: Organiza historiales clínicos en segundos, protegiendo la privacidad de los pacientes, procesa formularios y documentos de seguros para mejorar los registros.
- Logística: Optimiza los procesos y documentos de la cadena de suministro, como albaranes, órdenes de compra, envíos, incidencias y devoluciones…
- Administración pública: Agiliza trámites, reduciendo las esperas para brindar una mejor atención a la población.
Integración de IDP con DocuWare
DocuWare ha dado un salto al unir fuerzas con las tecnologías de IA de natif.ai. Con esta integración, es capaz de prestar funcionalidades del Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) a empresas de diferentes tamaños y distintos sectores.
Los beneficios son evidentes. Equipos que antes pasaban horas procesando papeles ahora se centran en la operativa de su negocio. Los errores se reducen: IDP detecta facturas duplicadas o datos incongruentes al instante. Además, escalar ya no duele: si tu empresa crece, el sistema maneja el doble de documentos sin colapsar.
Detrás de la IDP hay tecnologías innovadoras. El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), por ejemplo, transforma la información de documentos mal escaneados en textos legibles y editables. La IA no solo reconoce palabras, sino que también reconoce patrones y agrupaciones de datos que permiten identificar tendencias, incluso, interpreta y comprende el lenguaje humano en correos electrónicos. Y todo esto se integra con herramientas como la Automatización Robótica de Procesos (RPA), que automatiza tareas repetitivas, como las notificaciones o la actualización de datos en los sistemas ERP para optimizar los flujos de trabajo.
