Consultoria d’impressió i acció de camp

Una política d’impressió pensada per reduir costos i encaminar el procés de digitalització

També, mitjançant polítiques d’impressió centralitzades i sostenibles s’envien missatges als usuaris informant de l’ús de la doble cara. Per exemple, s’informa del cost de les impressions per tal que els usuaris valorin si és imprescindible imprimir en color, blanc i negre (B/N) o declinar la impressió.

Operativament a més, quan un usuari s’autentifica en un equip, es configura automàticament la seva adreça de correu electrònic per poder digitalitzar la documentació escanejada, a fi d’enviar-la al correu electrònic.

Reducció de l’impacte mediambiental dels processos d’impressió

Amb la gestió centralitzada de les cues d’impressió també hi intervenen accions orientades a fer el sistema més sostenible i reduir l’impacte mediambiental de les impressions.

Aquestes accions estan centrades principalment en dos fronts:

• Potenciar l’ús de la doble cara per a reduir el paper. Per defecte el sistema imprimeix a doble cara, però si un usuari ho desactiva manualment, el sistema li informa de que s’ho pensi bé abans de procedir amb una impressió que te un impacte mediambiental negatiu.
• Impressió retinguda. Quan un usuari imprimeix, els fulls o surten directament. Queden retinguts al servidor a l’espera de que l’usuari vagi personalment a l’equip i prèvia autenticació, l’alliberi. Si un document no s’allibera, en unes hores el sistema l’esborra automàticament.

Aquestes dues polítiques promouen la reducció de paper en les impressions necessàries i minimitzen les impressions innecessàries derivades d’errors o repeticions.

Simplificar totes les tasques IT

A nivell de gestió d’IT s’ha reduït la gestió de les cues d’impressió. Ara es disposa d’una cua per Tarragona i una cua per Barcelona. A més, en integrar-se amb el directori actiu de Vopak Terquimsa, no cal que es facin gestions addicionals per a la gestió d’usuaris en els serveis d’impressió o digitalització. La posada en funcionament d’aquest projecte ha proporcionat a Vopak Terquimsa diferents beneficis:

• Reducció dels costos d’impressió
• Augment de la seguretat i confidencialitat de dades en les impressions
• Incrementar la mobilitat dels usuaris
• Millorar l’experiència en la digitalització de documents
• Reducció de la càrrega administrativa en la gestió del parc d’impressores
• Incrementar la conscienciació mediambiental i sobre els costos d’impressió
• Augment de l’ús de la doble cara
• Reducció de l’impacte mediambiental d’impressions innecessàries.