Integració del gestor documental DocuWare amb l’ERP del client

“Integrar la gestió documental en el nostre flux de treball ens ha donat major velocitat operativa, ha simplificat els processos de validació i ha reduït la circulació innecessària de paper”

Carlos Bardou, Director Financer

Inicio / Casos d’èxit / Integració del gestor documental DocuWare amb l’ERP del client

La Fundació

La Fundació Pere Mata basa les seves actuacions en els serveis d’assistència a les persones afectades per trastorns mentals, discapacitats o dependents per tal d’aconseguir la seva integració comunitària, millorar la seva rehabilitació i qualitat de vida, així com el seu benestar individual.

La Fundació Pere Mata està acollida a la Llei de Fundacions de la Generalitat de Catalunya i reconeguda d’Iniciativa Social pel Departament de Benestar Social i Família de la Generalitat. Promoguda per l’Institut Pere Mata, la fundació té l’objectiu de complementar l’assistència sanitària de persones amb dependència, tot desenvolupant una xarxa de recursos socials que permetin un abordatge integral de la persona.

Una operativa complexa

La gestió de les 6.000 factures de diferents proveïdors que rep anualment el departament de comptabilitat de la Fundació Pere Mata generava una gran quantitat de tasques manuals, un lent procés de validació per part dels diferents responsables de cada centre, un alt nombre d’impressions per a ser entregades i arxivades, així com alguns casos de retards en la gestió de factures. Una operativa que, a més, propiciava la circulació d’una gran quantitat de paper.

"El fet de comptar amb diferents centres i múltiples responsables validadors propiciava una dinàmica de gestió de documents lenta i manual"

Carlos Bardou, Director Financer

A banda, l’arxivat físic de les factures un cop comptabilitzades es realitzava segons el nº de registre d’IVA. Aquesta lògica d’arxiu provocava que, quan es volia fer una consulta més analítica de les factures rebudes, impliqués una gran quantitat de temps i de manipulació de paper: recerca i recuperació en diferents arxivadors, riscos de desendreçar les factures del seu corresponent arxiu, etc.

Solució implementada

En primer lloc, es van implementar escàners en els diferents centres per digitalitzar les factures, així com es van crear accessos directes a Outlook per a que les factures rebudes entressin directament a les safates d’arxivat dels responsables de cada centre de la Fundació Pere Mata.

Indexación y validación

En este sentido, la funcionalidad Inteligent Indexing permite que los datos de indexado sean extraídos automáticamente. Un hecho que combinado con un acceso a una mesa maestra de proveedores, mediante Autoindex, sólo es necesario indicar al sistema el centro de coste deseado y el gestor documental DocuWare asigna automáticamente, tanto los diferentes conceptos necesarios para la contabilización, como el responsable que ha validar la factura. Con esto, se evitan los errores humanos en la manipulación de datos.

Además, y gracias a la integración de workflows de aprobación, las facturas son enviadas para validar a los responsables instantáneamente, pudiendo acceder a las mismas para su aprobación desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto agiliza y optimiza los procesos de gestión interna de cada factura.

Integración con el ERP EKON

Una vez completados todos los procesos, el sistema Docuware genera un archivo XML con los datos de cada factura a fin de que el ERP EKON que tiene implementado la Fundación Pere Mata, tome dicho archivo de datos y realice la contabilización automática de las mismas.

Así, desde el momento en que entran las facturas en el sistema, éstas son accesibles para cualquier persona que las necesite. Además, el sistema permite buscar las facturas por cualquiera de los criterios de indexado, obteniendo los resultados de la búsqueda de forma inmediata. Paralelamente, y gracias a la funcionalidad Smart Connect, se ha integrado un acceso al ERP EKON que permite recuperar la factura que se esté consultando o gestionando sólo con un clic.

"DocuWare se ha integrado en nuestro ERP corporativo, por lo que los datos capturados se envían automáticamente y sin errores"

Carlos Bardou, Director Financiero

Mayor eficiencia, productividad y precisión

Con los procesos de gestión documental implementados, se ha logrado reducir la circulación de papel, así como las tareas de manipulación e introducción de datos manuales, propiciando que el personal de contabilidad pueda disponer de más tiempo para la realización de otras tareas más productivas.

Además, con la combinación de diferentes herramientas de búsqueda se ha logrado obtener en el momento, y en tiempo real, toda la información referente a las facturas de proveedor en función del criterio de búsqueda que interese a cada usuario de la organización.

Necessites saber-ne més?

A Alana t’acompanyem en el camí de la transformació digital de la teva empresa. Contacta’ns i un dels nostres assessors IT t’aconsellarà.

Nom

Empresa

Telèfon

Acepto recibir información comercial, incluso por correo electrónico.

Accepto rebre informació comercial, fins i tot per correu electrònic

He leído y acepto la Política de Privacidad

He llegit i accepto la Política de Privacitat

INFORMACIÓ PROTECCIÓ DE DADES DE ALANA IT DIGITAL S.L. Finalitats: Respondre a les seves sol·licituds i remetre-li informació comercial dels nostres productes i serveis, fins i tot per correu electrònic. Legitimació: Consentiment de l'interessat. Destinataris: No estan previstes cessions de dades. Drets: Pot retirar el seu consentiment en qualsevol moment, així com accedir, rectificar, suprimir les seves dades i altres drets a aromeu@alanait.com. Informació addicional: Pot ampliar la informació a l'enllaç d'Avisos Legals.

Notícies i novetats del sector

Tecnologia, informàtica, software ERP, solucions de negoci, equips i dispositius tecnològics, suport IT… per a empreses i PIMES a Barcelona i Tarragona. Distribuïdors oficials de Sage, Docuware, Ricoh, Clevertouch

Barcelona

General Vallès, 1,
08720 Vilafranca del Penedès
93 890 56 73

Tarragona

Vilafortuny A019 nave 2, Pol. lnd. L’Alba,
43480 Vilaseca
977 242 695