Des de la implantació de la LOPD i la LSSI-CE, les empreses estan obligades a complir una sèrie de requisits cada vegada que sol·liciten algun tipus d’informació privada als seus usuaris. Entre ells, la seguretat dels documents, que assegurarà la privacitat dels documents digitals.
La LSSI-CE (Llei 34/2002 de l’11 Juliol, de Serveis de la Societat de la Informació i Comerç Electrònic) s’aplica sempre que les empreses es dediquin a oferir els seus serveis o productes a través d’Internet, incloses aquelles que realitzen comunicacions comercials a través de la xarxa oa través del correu electrònic.
Abans que una web surti al mercat, s’ha de tenir en compte la implantació de la LSSI a l’empresa. Per a això, és necessari un anàlisi de la situació del lloc web, adaptació de les clàusules legals d’informació i la confecció d’avisos legals i peus de signatura. També cal la creació i implantació de polítiques de privacitat i avisos de consentiment en la recopilació de dades, i adaptar els contractes i altres processos interns de l’empresa a la Llei. A més, cada empresa, depenent del sector en què actuï, tindrà altres obligacions específiques.
Els programaris de gestió documental esdevenen imprescindibles per a les empreses quan han d’adaptar els seus serveis i comunicacions comercials a la LSSI-CE, ja que gràcies a ells, es tindran arxivats tots els documents, sense risc de pèrdues. En cas d’inspecció, a més, es podrà acudir a ells sense perdre temps en buscar-los en els arxius dels diferents exercicis.
Gràcies a aquests programaris, a més, les empreses poden tenir la seva documentació fora de perill de mirades externes. A l’estar dotats d’una contrasenya específica, és més difícil que algú aliè a l’empresa accedeixi, i així es compleix una de les obligacions de la LSSI-CE.
