Desde la implantación de la LOPD y la LSSI-CE, las empresas están obligadas a cumplir una serie de requisitos cada vez que solicitan algún tipo de información privada a sus usuarios. Entre ellos, la seguridad de los documentos, que asegurará la privacidad de los documentos digitales.
La LSSI-CE (Ley 34/2002 del 11 Julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico) se aplica siempre que las empresas se dediquen a ofertar sus servicios o productos a través de Internet, incluidas aquellas que realizan comunicaciones comerciales a través de la red o a través del correo electrónico.
Antes de que una web salga al mercado, se debe tener en cuenta la implantación de la LSSI en la empresa. Para ello, es necesario un análisis de la situación del sitio WEB, adaptación de las cláusulas legales de información y la confección de avisos legales y pies de firma. También es necesario la creación e implantación de políticas de privacidad y avisos de consentimiento en la recopilación de datos, y adaptar los contratos y otros procesos internos de la empresa a la Ley. Además, cada empresa, dependiendo del sector en el que actúe, tendrá otras obligaciones específicas.
Los softwares de gestión documental se convierten en imprescindibles para las empresas cuando tienen que adaptar sus servicios y comunicaciones comerciales a la LSSI-CE, ya que gracias a ellos, se tendrán archivados todos los documentos, sin riesgo de pérdidas. En caso de inspección, además, se podrá acudir a ellos sin perder tiempo en buscarlos en los archivos de los diferentes ejercicios.
Gracias a estos softwares, además, las empresas pueden tener su documentación a salvo de miradas externas. Al estar dotados de una contraseña específica, es más difícil que alguien ajeno a la empresa acceda a ellos, y así se cumple una de las obligaciones de la LSSI-CE.
