Cuando caminas por una oficina y observas una mesa llena de papeles y un trabajador buscando un documento, piensas que ese empleado y su empresa no tienen workflow y están mal organizados. Para evitar esos problemas, hay expertos y empresas que, con la llegada de Internet, se dedican a mejorar la productividad gracias a la gestion documental digital.
La gestión documental digital es un conjunto de técnicas que incrementan la mejora del manejo de la documentación y datos que genera una empresa. La clave es archivar y gestionar esos datos mediante la clasificación y selección de lo fundamental para desechar la información poco relevante. Contar con expertos que realizan las funciones de documentación, comparación de listas de proveedores o selección de las más actualizadas, con los precios más competitivos, te permite liberar de estas arduas tareas a muchos usuarios.
Estas pequeñas acciones diarias cargan los hombros de tus empleados y les restan productividad. La empresa pierde tiempo y dinero. Además, puedes evitar situaciones ineficientes, como los cuellos de botella en los flujos de trabajo de tu compañía.
A continuación, vamos a relatar algunas de las ventajas y servicios que te ofrece externalizar un sistema de gestión documental digital.
Un servicio puede ser la digitalización de todos los documentos en papel para almacenar todos los datos. Una vez almacenados, otro servicio es la clasificación y selección y, posteriormente, la destrucción de lo innecesario y custodia de lo importante.
Tienes más ventajas, como el ahorro de costes en papel y mensajería o un mayor acceso móvil. Incluso, desde smartphones. Si generas niveles de permisos, el mismo archivo lo pueden usar distintas personas, al multiplicar la seguridad y jerarquizar la información. De esta manera, garantizas permisos que simplifican la gestión.
Y es que una buena gestión de contenido empresarial en tu corporación es la clave para obtener una jerarquía clara y que todo funcione correctamente.
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