La història de la gestió de documents a través de l’ordinador és tan antiga com els propis ordinadors, ja que la mateixa definició de “informàtica” fa referència al tractament automàtic de la informació. Des que el primer sistema operatiu va incorporar la possibilitat de crear arxius d’usuari, també va posar a la disposició del mateix una estructura de directoris, ara conegut com a carpetes, per organitzar-los i recuperar-los. I cada persona va idear el seu propi sistema de workflow de documents electrònics.
Actualment, qualsevol procés empresarial suposa un tràfec d’informació que, en la seva major part, deu o pot ser digitalitzada. Això suposa que els avantatges d’usar programari de gestió de documents pal·lien els defectes i problemes que sorgien en intentar gestionar grans volums per tu mateix. Algunes d’elles són:
- Seguretat: certs documents solament han de ser accedits per certes persones, ja sigui per imperatiu legal o decisions estratègiques.
- Localització: un gran volum d’informació necessita de major eficiència en la localització.
- Integritat: derivat del wokflow de documents electrònics, és a dir, s’ha d’assegurar que la informació que es rescata és correcta, actual i controlar la modificació per diversos usuaris.
- Automatització: el programari és capaç de notificar als responsables la necessitat d’una tasca específica dins del flux de treball documental.
- Independència: els fluxos de treball i l’organització de sistemes d’informació són independents a les persones que ho executen en estar estandaritzats.
- Estalvi de costos: si la teva empresa minimitza els temps de processament i ganes en eficàcia, la baixada de costos serà inevitable.
No has d’oblidar, a més, que la factura electronica és ja una realitat empresarial que s’imposarà a les factures en paper, per la qual cosa és imprescindible que comptis amb un sistema de classificació i organització. La millor opció és implantar un programari de gestió documental adaptable, que ja ha anticipat les nostres necessitats d’administració d’informació.
