Las reuniones son una parte inevitable del día a día de las empresas. Sin embargo, uno de los problemas más comunes que afrontan los equipos es que, después de una reunión, no siempre queda claro quién hace qué ni en qué plazo. Resultado: falta de seguimiento y pérdida de productividad.
Con Copilot, el asistente de inteligencia artificial integrado en Microsoft 365, puedes transformar la gestión de las reuniones. Con su capacidad de procesar lenguaje y conectarse con las herramientas del ecosistema M365 (Teams, Outlook, Planner, To Do…), Copilot puede transcribir, resumir y transformar automáticamente el contenido de las reuniones en tareas concretas y asignadas.
Cómo convertir reuniones en tareas con Copilot
1. Activa Copilot en Microsoft Teams
El primer paso es asegurarte de que tienes Copilot habilitado. Una vez activado, aparecerá como una opción dentro de las reuniones de Teams. Antes de empezar la reunión, verifica que la transcripción está habilitada en la configuración de Teams.
2. Inicia la transcripción durante la reunión
Una vez en la reunión de Teams, haz clic en los tres puntos (···) del menú superior y selecciona «Iniciar transcripción». A partir de ese momento, Copilot comienza a transcribir en tiempo real todo lo que se habla.
3. Solicita el resumen de la reunión a Copilot
Al finalizar la reunión, puedes abrir el panel de Copilot en Teams y pedirle que genere un resumen. Puedes hacerlo con un prompt como «Resume los puntos más importantes de la reunión.»
Copilot te devolverá un resumen estructurado con las decisiones acordadas, las acciones identificadas y las personas que las han mencionado o a quienes se les han asignado.
4. Convierte los puntos de la reunión en tareas en Planner o To Do
Una vez tienes el resumen, el siguiente paso es trasladar las acciones a tareas reales. Aquí es donde Copilot muestra su verdadero potencial de integración con el ecosistema M365. Desde el resumen, puedes:
- Exportar las tareas directamente a Microsoft Planner para gestionarlas dentro de un proyecto.
- Enviarlas a Microsoft To Do para que cada persona tenga sus propias tareas individuales en su lista.
- Integrarlas con Loop o OneNote si tu equipo usa estas herramientas para la documentación de proyectos.
5. Comparte el resumen
El último paso es compartir el resumen con los participantes y asegurarse de que las tareas quedan correctamente asignadas y visibles para todo el equipo. De esta forma, nada queda en el limbo.
¿Tu empresa todavía no usa Copilot?
La implementación de Microsoft 365 en una empresa requiere una configuración adecuada para sacarle el máximo partido. En Alana IT somos especialistas en la implementación de Microsoft 365 para empresas. Si quieres empezar a usar Copilot o necesitas revisar tu entorno M365 para aprovechar todo su potencial, ponte en contacto con nosotros. Te ayudamos a dar el siguiente paso.
