Seguro que has oído hablar de VeriFactu, la factura electrónica, la Ley Crea y Crece y un montón de cosas más en las últimas semanas. Son conceptos algo complejos y confusos, pero que debes tener claro para saber cómo afectarán a tu manera de trabajar (y facturar).
La digitalización de la facturación en España da un paso decisivo con VeriFactu. Este nuevo sistema impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) obliga a que los sistemas de facturación garanticen que las facturas sean inmutables, trazables y verificables. En este artículo explicamos qué es VeriFactu, cuándo empieza, a quién afecta y qué cambios debes preparar para tu empresa.
¿Qué es VeriFactu y para qué sirve?
VeriFactu (o Veri*Factu) es la denominación común del nuevo marco regulatorio (el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre de 2023) que regula los sistemas informáticos de facturación (SIF) para garantizar que los registros de facturación cumplan exigencias legales de integridad, accesibilidad, conservación, legibilidad, inalterabilidad y trazabilidad.
En concreto, los sistemas que utilicen software de facturación están obligados a generar un registro de facturación al emitir, anular o corregir una factura, y este registro debe contener datos estructurados y cumplir requisitos técnicos específicos.
¿Cuándo entra en vigor y cuál es el calendario?
Aunque el Real Decreto se publicó en diciembre de 2023, su entrada en vigor obligatoria está escalonada. El uso del sistema VeriFactu será voluntario durante 2025, aunque el desarrollo de los programas de facturación debe estar adaptado para esta fecha.
- 1 de enero de 2026: obligatorio para empresas y sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2026: Obligatorio para el resto de empresas y autónomos.
Hay particularidades según el colectivo, régimen tributario y los plazos pueden variar. Es imprescindible no esperar al último momento para adaptarse.
¿A quién afecta VeriFactu?
La normativa se aplica a las empresas —pequeñas, medianas y grandes— y profesionales o autónomos que utilicen un software de facturación (SIF) para emitir facturas, es decir: quienes utilicen un sistema informático para generar, conservar o emitir facturas. Si tu empresa usa un ERP o software de facturación para emitir facturas, sí te afecta.
Sage 200, por ejemplo, ya cuenta con la incorporación de los sistemas necesarios para transmitir toda la información a la AEAT y comunicarse con la Agencia Tributaria.
Aspectos a tener en cuenta con VeriFactu
Registro simultáneo o inmediato de cada factura
Al emitir, anular o modificar una factura, el sistema debe generar un registro automático de alta con la huella digital (hash) que garantice su integridad y el cumplimiento de todos los requisitos.
Garantía de inalterabilidad y trazabilidad
La normativa indica que los registros no pueden ser modificados sin dejar rastro, y deben conservarse conforme a estándares técnicos. Es el corazón de esta normativa, que lucha contra el fraude y las falsificaciones.
Remisión automática o almacenamiento seguro
Para que el registre quede completo y cumpla con todas las exigencias del Real Decreto, debe pasar por uno de estos procesos:
- Modalidad Veri*Factu: envío automático de los registros a la AEAT.
- Modalidad No Veri*Factu: se conserva internamente bajo mayores exigencias de seguridad.
Incorporación de elementos técnicos como código QR
Las facturas que emitas a partir de ahora, en algunos casos, deberán llevar aspectos técnicos que ayuden y faciliten su lectura en entornos digitales, así como su verificación. Es el caso de
algunas facturas deberán incluir un código QR para su validación.
Software adaptado
Los fabricantes de software de facturación —como los ERPs de Sage— deben comercializar soluciones adaptadas a estos requisitos desde ya. Muchos de estos programas ya han incorporado en las últimas actualizaciones módulos y funcionalidades que dan respuesta a VeriFactu.
Sanciones
El incumplimiento puede suponer sanciones administrativas significativas. Las principales multas para usuarios (empresas y autónomos) son:
- Uso de software no homologado o alterado: Hasta 50.000€ por cada ejercicio fiscal.
- Incumplimiento grave: Multa del 50% al 150% del importe de las operaciones afectadas por, entre otros, no expedir factura o hacer facturas falsas. Con un importe mínimo de 600€.
¿Qué implicaciones tiene para tu empresa?
- Necesitas contar con un software de facturación adaptado al reglamento de VeriFactu, con capacidad de generar los registros conforme a los requisitos técnicos.
- Debes garantizar que los registros de facturación cumplan los seis principios: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.
- Si optas por la modalidad VeriFactu, debes asegurarte de que tu sistema puede transmitir automáticamente registros a la AEAT.
- Si tu infraestructura actual no cumple los requisitos, tendrás que planificar una adaptación técnica, migración o actualización para evitar riesgos y sanciones.
¿Necesitas ayuda para ponerte al día con VeriFactu?
VeriFactu representa un cambio significativo en la facturación electrónica en España: va más allá de emitir una factura; exige que los sistemas de facturación sean robustos, trazables e inalterables. Desde la generación del registro al envío o conservación del mismo, cada paso debe cumplir estándares técnicos. Adaptarse es clave no sólo para evitar sanciones, sino también para modernizar procesos y ganar eficiencia. Si estás en el ámbito de facturación electrónica o utilizas software de facturación, empieza ya a revisar tu nivel de cumplimiento y prepara tu empresa para la nueva era digital.
Si tu empresa utiliza un software de facturación y aún no ha evaluado la adaptación a VeriFactu, en Alana IT podemos ayudarte con la auditoría, actualización del sistema y acompañamiento técnico conforme a la normativa. Descubre nuestro servicio de implementación de un ERP con VeriFactu.
